Quando si trasmette una fattura elettronica il flusso non è mai diretto da A (emittente) a B (destinatario), ma esiste un passaggio intermedio che i chiama Sistema di Interscambio (SDI) che ha la funzione di, prendere in carico i documenti emessi, controllarne la correttezza formale e sostanziale prima di inoltrarli al destinatario finale.
Possiamo immaginarci lo SDI come una “dogana virtuale” nella quale vengono verificate tutte le “merci in transito” e rispedite al mittente quelle non conformi.
Tutte le fatture elettroniche vengono “impacchettate” in un formato standard che prende il nome di file XML e che ne determina la conformità.
Se la fattura non rispetta tale standard viene SCARTATA, si considera come “non emessa” e non sarà recapitata al destinatario.
In questo caso sarà sufficiente correggere gli errori presenti nel file XML e procedere ad un nuovo invio.
Una volta generato il file XML corretto, questo ottiene un codice di transito chiamato ID SDI che, non solo certifica la correttezza formale del file, ma consente anche di individuare il file similmente al codice di tracciabilità di un pacco vero e proprio.
Una volta recapitato il file al destinatario lo SDI riporta al mittente una ricevuta di avvenuta consegna (RC) che ha lo stesso valore della classica ricevuta di ritorno di una raccomandata e certifica il buon esito della trasmissione.
Tutti i codici e le ricevute rilasciate dallo SDI hanno piena efficacia legale e probatoria e possono essere scaricati dalla propria Area di Conservazione della piattaforma che si utilizza per l’emissione delle fatture oppure dal Cassetto fiscale predisposto dall’Agenzia delle Entrate.